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EFFICACITÉ - Comment venir à bout des piles de courrier entassées partout dans la maison ? Suivez les conseils d'un home organizer pour vous alléger.

Un tas d'enveloppes encore fermées dans l'entrée, des factures oubliées dans un tiroir, des dizaines d'années de courrier archivées dans un ordre aléatoire. Et, chaque fois que l'on vous demande de ressortir un document de vos classeurs, comme une angoisse qui monte. Ce n'est pas tout à fait de la phobie administrative, mais ça y ressemble.

Il est temps d'agir et de trier vos papiers. Ce ne sera pas une partie de plaisir, mais avec les conseils de Julien Home Organizer, coach en désencombrement, vous ne vous laisserez plus jamais déborder.

Prévoyez du temps et ne vous dispersez pas

Même si on jette 450 papiers, s'il y en a 8000 au départ, on ne va pas voir de changement, ça peut être déstabilisant et harassant”, commence le coach en désencombrement. Si en plus, vous triez un papier par-ci par-là, au fur et à mesure qu'ils vous tombent sous la main quand vous faites le ménage, vous n'aurez jamais fini.

Prévoyez plusieurs heures devant vous, quitte à planifier plusieurs après-midi, jusqu'à en venir à bout. Lancez-vous à tête reposée, et ne faites que ça. Pas question de trier en même temps vos chaussettes ou de faire la poussière, sous peine de perdre le fil.

Rassemblez tous les papiers à trier dans un carton

Première étape : regrouper tous les papiers à classer dans un seul grand carton. Faites le tour de toute la maison pour ne rien oublier. Ne vous interrompez pas pour répondre à une relance (sauf grosse urgence et risque d'amende), contentez-vous de rassembler.

Tout ce qui n'est pas de l'administratif, les cartes postales, les lettres d'amour, les dessins d'enfant, vont à part dans une boîte souvenir (on y reviendra plus tard, dans un futur article).

Faites une liste exhaustive des papiers à garder

Ensuite, faites une liste des documents à garder et à jeter. On vous a mâché le travail, voici un pense-bête avec la durée pendant laquelle vous devez conserver chaque type de document.

C'est parti pour le tri !

Votre liste est faite, votre carton trône sur la table du salon, mais vous n'arrivez toujours pas à vous y mettre ? Julien Home Organizer propose de commencer par trier les papiers déjà à peu près rangés dans vos classeurs ou chemises. Cela vous paraîtra moins fastidieux.

Soyez sans pitié : si vous n'avez pas de conflit avec votre fournisseur Internet, inutile de garder des factures vieilles de 5 ans. Ne perdez pas de temps à relire des documents périmés, ne regardez que la date et jetez un maximum (en cas d'informations confidentielles, déchirez les entêtes, sinon mettez le tout directement au recyclage). Vous allez libérer de la place et enclencher une dynamique positive.

Après cette mise en jambes, attaquez le carton. Mettez seulement de côté les papiers qui appellent une action de votre part, dans votre sac, sur la table de la cuisine ou sur votre bureau, bref, à un endroit que vous ne pourrez pas ignorer.

Optez pour une organisation la plus simple possible

Pour ranger tous les papiers que vous conservez, oubliez les chemises de couleurs, déclinées en sous chemises à l'infini. Faites simple : un classeur ou un gros trieur cartonné pour les papiers à garder à vie (fiches de salaire, contrats d'embauche…), un autre pour les papiers à conserver un certain temps seulement, avec quelques intercalaires (électricité, gaz, téléphone, impôts…).

Utilisez soit un classeur avec catégorie (EDF, Grdf, Free, assurances, impôts) ou d'utiliser ces trieurs avec le même principe (EDF, Grdf, Free, assurances, impôts) et de ne garder que ces papiers pendant un an puis s'ils sont importants les glisser dans les archives et le reste (pratiquement tout) les jeter.

Passez à la dématérialisation tout de suite

Pour stopper le flux de courrier, passez à la dématérialisation. Au fur et à mesure que vous jetez vos factures et autres documents, notez vos numéros clients, contacts et mots de passe. Puis, en une seule fois, appelez tous les services administratifs, ou écrivez-leur, pour demander à recevoir vos documents par mail ou dans votre espace en ligne. Dans la même idée, mettez un “stop pub” sur votre boîte aux lettres.

Instaurez une routine : 5 mn par jour, 30 mn par semaine

Maintenant que le tri est fait, hors de question de revenir en arrière. Posez trois bannettes sur votre bureau ou dans votre entrée :

  • une pour le courrier à traiter,
  • une pour le courrier à garder provisoirement,
  • une pour le courrier à garder définitivement.

Chaque jour, ouvrez votre courrier et déposez-le dans ces bannettes. Cela ne vous prendra que 5 minutes.

Puis, une fois par semaine, astreignez-vous à répondre aux invitations, à envoyer vos chèques ou à appeler les administrations dont vous ne comprenez pas les demandes. Rangez les documents à garder dans vos classeurs. Durée de l'opération : 30 minutes.

À présent, petite exercice de visualisation : un an a passé, c'est la date anniversaire de votre grand tri administratif. Vous replongez le nez dans vos classeurs pour jeter les documents périmés. Vous êtes bien, serein-e et allégé-e de plusieurs kilos de papier.

Maintenant, à vous de jouer, pour que cela devienne votre nouvelle réalité !